云南滇吉会议公司专业承接政府、企事业单位的联会、聚会、总结、交流及学术团体所举办的各种类型的大小会议

  • 会议咨询电话:400-6517516
  • 旅游咨询电话:400-6568815
  • 投诉电话:13388848444
昆明年会会议场地一站式预订
首页 > 年会场地  > 行业动态
昆明酒店会议的开销都有哪些会议费用
来源:www.langtuw.com 发布时间:2018年11月28日

  举办一场成功的会议,最重要的就是要全面的传达会议精神,让与会者了解会议的主题和宗旨,并在会后切实有效的执行工作。但是在会议场所选择之中,酒店会议费用是公司财务必须关心的话题。昆明酒店会议费用的多少往往是决定会议场所的选择大小。


  标准酒店会议费用预算不只是一个概念,它需要实际的数据分析以及当地经济水平来决定的。通常而言,会议预算包括以下几个方面:


  1、交通费用:

  1)出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

  2)会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

  3)欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

昆明酒店会议的开销都有哪些会议费用

  2、会议室/厅费用具体可细分为:

  1)会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

  2)会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系 统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体 要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可 能相差很大。

  3)会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

  4)其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时 性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。


  3、住宿费用:值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有些是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣,比如淘会场提供的各个酒店都有10%-40%的优惠折扣。


  正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。


  4、餐饮费用:会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。

  1)早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

  2)中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

  3)酒水及服务费属于非常规消费,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

  4)会场茶歇此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费 用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中 式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

  5)联谊酒会/舞会事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认:


  5、视听设备:如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

  1)设备本身的租赁费用,通常按天计算

  2)设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理

  3)演员及节目通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。


  6、旅游考察费用:

  1)旅游餐费一般按照主办方的奖金预算而定,通常情况下以参加人数算,每个人的餐标从几十到几百元不等,以主办方举办此次行程的目的及接待客户的社会地位而定。

  2)旅游车费——是从出发地到景点再返回出发地全程专车接送,一般情况下旅游大巴车都只能抵达旅游景区大门口进行停放后。转乘景区统一客车或观光车前往景点参观浏览,景区内的观光车票需另行购买。

  3)旅游门票费依照旅游考察的行程所经过的景点、及人数而定。

  4)导游服务费——通常一个团会配置一名导游全程跟随讲解介绍,若景区内有自备导游则由景区内的导游进行主讲,随团导游为游客进行补充讲解。同时随团导游还要负责掉队成员的押尾工作。


  7、酒店会议杂费:杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。


  云南滇吉会议服务公司承接会议考察、策划、预算、设计、培训、交流、各类会议会展等商务活动,欢迎来电咨询:400-6517-516

相关文章