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大型会议策划很难办?从这四个方面入手就简单多了
来源:www.djhuiyi.com 发布时间:2019年05月27日

  每次遇到大型会议策划,云南会议策划专家就会听到好多的抱怨声,大型会议策划很难办?其实从这四个方面入手就简单多了:会议方案、会议场地、会议流程和会议总结。
  一、会议方案
  确定会议主题是会议策划的初步。会议主题要紧紧围绕大会总体的工作目标和任务。一套完整齐备的会议策划方案会让整个会议的执行事半功倍。制定会议方案应当注意以下几个方面:
  1. 会议方案需要明确的会议日程安排,同时要理清各项议程之间内在的逻辑关系,使各场次会议能顺利衔接。方案一般包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。
  2. 加强沟通。一方面需要加强与上级的沟通请示工作;另一方面,也需要加强横向的沟通衔接工作。一场大型会议的顺利开展,离不开会务组织部门与所有会议相关部门的密切配合和相互协作。因此在会议策划期间,必须加强各部门之间的沟通衔接工作,使得整场活动顺利进行。
  3. 合理安排分解工作任务,明确工作职责。细化策划方案的时间节点,使各部门能够按照时间节点一步步倒推时间进行安排,形成完整的时间表,保证按时按质完成工作。

大型会议策划很难办?从这四个方面入手就简单多了
  二、会议场地
  在会议开始之前,会务组织者应提前对会场进行勘察了解,并做好相应的会场布置,包括会场和会议用品的准备布置以及迎送接待仪式的确认及排练,同时也要确保乘车安全和用餐标准。为了会议正式进行,还要提前进行实战演练,按照“1.2.2”的标准做好会议场地布置工作,即保证每一个会场提前一天布置完毕,每一项活动提前一天部署到位;保证会议工作人员提前两个小时到达会场,提前两个小时做好一切准备工作;保证全体会议代表及出席人员提前一个小时入场。
  三、会议流程      
  为了确保会议的顺利进行,需要事先确定会议的流程图或者流程表。在会议执行期间,热情周到的会议服务工作是整场会议策划中必不可少的一环。会议服务分为会场内服务和会场外服务,涉及会议报到、食宿安排、医疗服务、车辆安排、材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。只有做好会议服务工作,才能更好地推进会议流程的执行。
  四、会议结束
  一次成功的会议,离不开合理安排的会后工作。一来要统筹做好会后服务,需要注重统筹衔接,提前做好会议结束之后系列的后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。二来要做好全面的会后总结,及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。在这一过程中,会议代表对整场策划的意见和建议就是一个很好的参照,认真采纳其中的合理部分,可以促进办会能力不断提高。并且也要及时整理会议资料,牢固树立档案意识。在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。
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