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如何应对会议出现的突发情况?会议策划专家为你支招!
来源:www.djhuiyi.com 发布时间:2019年05月22日

  会议的突发情况往往会给会务人员造成被动,如果会务人员不能及时从容的应对,势必造成慌乱和差错,影响会议的效果。那么如何应对会议出现的突发情况呢?云南会议策划专家为你支招!
  一、树立应变意识,制定缜密方案
  1.完善会务方案,防止出现“万一”。成功应对会议突发情况靠的是会务人员对会务工作的缜密考虑。每次召开大型会议前,要根据会议内容、议题、议程、会期长短以及人员多少,明确会议的要求,制定详细的会务工作方案。
  2.细化应对预案,多想几个“万一”。会务服务中,我们坚持多想几个“万一”,多设计几个“万一”,把会议各个环节可能出现的情况逐一分析,制定每个可能出现情况的应对预案。特别是大型会议和活动,我们针对交通、天气、卫生等方面可能发生的情况拟定不同情况的工作预案,保证出现突发情况及时应对。

如何应对会议出现的突发情况?会议策划专家为你支招!
  二、做好防范准备,提高应变能力
  大型会议和活动会期长、规模大、人员多,会议期间活动较多,不可预期的因素也多,往往容易在细节上出现差错。会务人员必须做好突发情况的应对准备,保证临变不惊、处变不乱。
  1.铭牌多备。出席会议的领导在会前发生变化是会务服务中经常遇到的问题。在会议服务中要在会前核对落实出席领导是否有变。同时,制作多套铭牌,对会前变更出席领导的,及时更换。
  2.材料备份。每次会议前,在领导讲话或会议材料定稿之后,在提前送交有关领导及秘书的同时,会务人员另外备好一份讲话稿和会议材料。一旦发生出席领导因特殊情况忘带材料的情况,能及时应对。
  3.会前查验。会议准备工作就绪后,要在会前对会场布置、会标挂制、材料分发和话筒音响等各个环节逐一进行查验,保证不出任何差错。
  4.及时汇报。专题会议或小范围会议,在通知会议时要求参加会议单位回复参会人员名单,确认单位主要领导能否参会,对单位主要领导不能参加会议的及时向安排会议的领导汇报,以便及时调整参会人员或调整会议时间。
  三、加强沟通协调,确保信息畅通
  会务人员对整个会议组织服务工作的了解掌握程度,以及会务人员之间信息能否及时沟通,是保证会议不出差错、不出问题的关键,也是及时应对会议突变情况的保证。
  1.加强沟通。除印发会务工作方案,明确各个会务工作组的职责任务、工作标准要求外,还印发会务人员详细分工及联络表,便于每个会务组互相沟通、了解情况。
  2.注重衔接。在大型会议和活动组织服务中,注重加强各工作组之间的工作衔接。一方面根据需要,及时召开会务各工作组碰头会,通报各组工作情况,分析会务工作中存在的问题。另一方面在会议议程、时间地点、参会人员、出席领导等发生变化时,及时向各工作组和会务人员通报,保证信息及时畅通。
  3.综合协调。大型会议涉及的服务单位多,特别是一些重大活动往往涉及多个部门,要保证突发情况的及时处理,必须加强各个部门的协调。
  希望云南会议策划公司客服的介绍能对您有所帮助,关注我们了解更多新闻资讯!如果哪些方面不明白,您可以点击咨询我们,我们会有专业人员为您解答的!

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